לגזור ולשמור: מדריך השכרת ציוד לאירועים

תכנון אירוע מלווה בקשיים רבים ודורש לעיתים קרובות גם השכרת ציוד. הטיפים אותם נביא במאמר הבא יכולים לעזור לכם להפיק אירוע מוצלח, תוך חיסכון משמעותי של זמן וכסף

האפשרות של השכרת ציוד קורצת עבור בעלי אירועים רבים. מלבד מפיקי אירועים הזקוקים לשירותי השכרה מן הסוג הזה על בסיס קבוע, גם בעלי אירועים פרטיים מתעניינים לעיתים קרובות לגבי המחירים, התנאים והאפשרויות השונות. המטרה של השכרת ציוד לאירועים היא להבטיח הפקה מוצלחת ובלתי נשכחת. אפשר לשכור ציוד ייעודי עבור שטח פתוח ולערוך אירוע בטבע, או לברר לגבי השכרת ציוד לחצר, לגינה ולמרפסת. היתרון הגדול ביותר של השכרת ציוד בא לידי ביטוי בגמישות והתאמה לצרכים מגוונים.

מבחינת תקציב ומחירים, משתלם יותר לשכור ציוד לאירועים מיוחדים מאשר לרכוש אותו לצורך שימוש חד פעמי בלבד. הציוד השכור מתוחזק על ידי אנשי מקצוע מובילים, הוא מיוצר על ידי חברות בינלאומיות והוא מלווה במתן שירותי ייעוץ והכוונה. יחד עם זאת, לא כל בעלי האירועים מצליחים לנצל את היתרונות של השכרת ציוד ולכן כדאי לעשות קצת סדר בתחום.

דגשים חשובים להשכרה מוצלחת

אלו הדגשים העיקריים אותם תצטרכו להביא בחשבון טרם השכרת ציוד לאירועים:

א. כמות המשתתפים – סננו את הציוד הדרוש לכם לפי כמות המשתתפים הצפויה באירוע. במידה ומדובר על אירוע של עשרות אורחים בלבד, תוכלו להסתפק בציוד בסיסי של מערכת הגברה, תאורה וסאונד. באירועים גדולים יותר של מאות משתתפים ומעלה תצטרכו לברר לגבי ציוד חזק ועוצמתי יותר.

ב. אופי האירוע – הציוד קובע במידה רבה את אופי האירוע שלכם. ההבדל העיקרי הוא בין השכרת ציוד לאירועים המתקיימים במקום פתוח, לבין השכרה של ציוד למקום סגור כמו אולם או בית. בחלל פתוח יש צורך בציוד שיכול לתת מענה על פיזור אחיד של סאונד ותמונה, לעומת מקום סגור בו הדגש הוא דווקא על איזון ויצירת אווירה נעימה.

ג. תקציב – אי אפשר לברר לגבי השכרת ציוד לאירועים מבלי להגדיר מראש את מסגרת התקציב. טווח המחירים כמעט אינסופי ולכל בעל אירוע יש תקציב אחר. מצד אחד, עליכם להחליט מראש על התקציב הרצוי ולהתייעץ עם אנשי מקצוע על מנת לשמור עליו. מצד שני, זכרו כי תקציב נמוך או מוגבל הוא אינו סיבה לויתור על איכות הציוד. הכינו היטב את שיעורי הבית ותתפלאו למצוא ציוד איכותי במחירים משתלמים ואטרקטיביים.

ד. התקנה וחיבורים – השכרה של ציוד אינה מספיקה על מנת להפעיל את האורחים ולייצר סביבה מתאימה. יש לבדוק את ההתקנה, את החיבורים ואת הכבלים ולברר לגבי אפשרות של התקנה מקצועית. חשבו על הפרטים הקטנים טרם תחילת האירוע ותחסכו עוגמת נפש רבה.

לסיכום, אין ספק שהאפשרות של השכרת ציוד לאירועים מספקת לא מעט יתרונות. באמצעות השכרת ציוד ניתן לחסוך בעלויות, לספק תנאים אופטימאליים לאורחים וליהנות מאירוע מוצלח. עם זאת, רצוי להקדיש מחשבה לבחירת הציוד השכור ולוודא שהוא אכן מתאים לצרכים ולמטרות האירוע.

סוגי ציוד לאירועים

היכרות עם הסוגים השונים של ציוד לאירועים יכולה לעזור לכל מי שמתכנן יום הולדת, בר מצווה או חתונה. במאמר הבא נסביר על ההבדלים בין סוגי הציוד ונדגיש את היתרונות של ציוד איכותי

השכרת ציוד לאירועים דורשת היכרות עם הסוגים השונים של המוצרים והשירותים. יש חברות המחשבות את כמויות הציוד הנדרש עבור הלקוח, וחברות המציעות רק ציוד בסיסי הכולל בין היתר את המוצרים הבאים:

• שולחנות
• כסאות
• אוהלים
• במות
• מחסומים
• פופים, מחצלות ופינות ישיבה
• מסכים ומקרנים
• תפאורה
• מוצרי נוי
• מתקני משחק
• עגלות או דוכני מזון ומשקה
• אטרקציות לילדים

השכרת הציוד בהתאם לאופי האירוע

הבסיס להפקה מוצלחת של אירוע הוא השכרה של ריהוט, כלי אוכל ולעיתים גם ציוד קייטרינג. על מנת לשכור את הציוד המתאים חשוב להגדיר מראש את אופי האירוע, את כמות המשתתפים ואת הצרכים המיוחדים. בנוסף, רצוי לברר לגבי השכרת ציוד המתאים למקום ולמזג האוויר בהם האירוע נערך. במידה ומדובר על אירוע במקום פתוח ובעיצומו של הקיץ, הדגש העיקרי אמור להיות על מחצלות ופתרונות הצללה. לעומת זאת, אירוע מצומצם בחורף מאפשר שימוש בציוד תאורה, הגברה וכמובן אמצעי חימום.

סוג נוסף של ציוד לאירועים כולל את מערכות ההגברה והתאורה. מערכות אלו קובעות במידה רבה את ההצלחה של האירוע ואת ההנאה של המשתתפים. לא כדאי להקל ראש בחשיבות של מערכות הגברה ותאורה, בעיקר באירועים הנערכים בחלל פתוח. מערכות הגברה ותאורה מלוות את האירוע מתחילתו ועד סופו. מומלץ להתייעץ עם אנשי מקצוע לגבי התאמה של המערכות לאופי האירוע, בחירת המערכת הטובה ביותר לצרכי הקהל וחיסכון בעלויות והוצאות מיותרות.

כיצד מזהים ציוד איכותי?

קל יותר לשכור ציוד עם חברה מקצועית, אמינה ומנוסה המקפידה על שלבי התכנון והביצוע בשטח. חברה כזו מעסיקה מומחים שעוברים הכשרה מיוחדת ויודעים כיצד לבחור יחד עם הלקוח את הציוד המתאים עבורו. מעבר לכך, חברה עם ניסיון יכולה לספק ללקוחות ציוד גם בהתרעה קצרה וכך לתת מענה על צרכים בלתי צפויים.

אפשר לזהות ציוד איכותי באמצעות תיאום פגישת ייעוץ עם נציגי החברה ובדיקה מקרוב של המוצרים. יש לתת עדיפות לחברה המציעה שירות באיזור קרוב למיקום האירוע, אך באותה מידה רצוי גם לבדוק האם סל השירותים של החברה כולל עיצוב, מלצרות, סידור והכנה, שטיפת כלים, דגלול וחבלול וכן הלאה. ההבדל הוא בין חברות העוסקות בהשכרת ציוד לאירועים פרטיים לבין חברות המתמקדות במגזר העסקי והציבורי בלבד. מבחינת הלקוח, המטרה העיקרית צריכה להיות בחירת חברה המציעה שירות מהיר ונוח.

לסיכום, אי אפשר לקיים אירוע בלי ציוד מתאים. החיפוש אחר הציוד מתבצע בשלבים הראשונים של ההפקה והוא מלווה את בעלי האירוע עד שאחרון האורחים עוזב את המתחם. אפשר להתעודד בעובדה שיש היום חברות רבות העוסקות בהשכרת ציוד, מתן שירותי ליווי ואספקת פתרונות תמיכה יעילים וחסכוניים.